En mi post de este mes quiero hablaros de dos de los temas que más me interesan y sobre los que más escribo últimamente. Por un lado, por supuesto, de las redes sociales, que son mi profesión y mi hobby, y por otro lado, de la gestión documental, ya que es a lo que se dedica principalmente la empresa en la que trabajo. Y podréis pensar ¿Y qué tiene que ver una cosa con otra? Pues mucho… Veréis…
Ya nada escapa a las redes sociales. En un mundo como en el que vivimos actualmente de social media, de compartir, un mundo de «favoritos, de «me gustas»… Pues obviamente, aquí la gestión documental no podía ser menos y desde luego no podía ni debía estar al margen. Por ello hoy quiero hablaros de la gestión documental social.
Funcionalidades sociales en una gestión documental
Los sistemas de gestión documental se han vuelto hoy en día sociales, es decir, han comenzado a ofrecer, entre sus muchas características, unas funcionalidades que podríamos denominar sociales. Pongamos un ejemplo: Existen gestiones documentales que permiten:
- Que un usuario indique que “le gusta” un documento,
- Que además pueda «seguirlo» para ver qué modificaciones se realizan en dicho documento (el usuario será informado puntualmente de cualquier modificación o novedad que se realice en el documento en cuestión),
- Que pueda también marcarlo como favorito para que éste aparezca en un sitio concreto de su dashboard o cuadro de mandos
- Y también que pueda comentarlo, añadir sus puntualizaciones u opiniones. Dichos comentarios podrán ser vistos por otros usuarios asociados a ese documento en concreto.
- Asimismo, existen sistemas de gestión documental que permiten que el usuario, a través de un botón de compartir, obtenga de forma automática un enlace asociado a un documento para facilitar que éste sea compartido entre los miembros del equipo. Obviamente, este documento sólo se podrá compartir de forma interna entre aquellos usuarios que tengan los permisos pertinentes y roles necesarios para poder acceder a dichos documentos y contenidos.
- También es interesante que exista la posibilidad de establecer relaciones semánticas entre documentos. Gracias a esta novedosa funcionalidad, un usuario puede buscar un documento concreto y encontrar el documento en el que está basado, al que ha sustituido, etc.
- Por último, me gustaría hablaros de una interesante funcionalidad social que está ya presente en muchos SGD. Hablo de la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.
Como veis las redes sociales han llegado para quedarse, pero éstas no afectan sólo a las redes en sí, sino que han transformado casi todos los ámbitos de nuestra vida, y por supuesto, la gestión documental no podía ser menos. 🙂 ¡GRACIAS POR LEERME!
Si queréis profundizar más en este tema, os dejo este vídeo:
[youtube https://www.youtube.com/watch?v=bbogdlwm8Cs]