En el tercer programa de la segunda temporada hemos decidido tratar sobre una premisa fundamental para los archiveros en su trabajo: La PROCEDENCIA y el respeto al ORDEN ORIGINAL
No podíamos dejar de felicitar a las bibliotecas porque en esta semana celebraron su Día Internacional y en España, se consiguió ser trending topic en Twitter, algo reservado a temas como la política o las series de televisón o frikis.
NOTICIAS
En esta sección, las noticias seleccionadas se centran en una procedencia incierta y los expedientes X, son:
- Los «expedientes X británicos» vuelven a estar bajo llave: Censuran los archivos secretos de ovnis. El Ministerio de Defensa del Reino Unido ha retirado de los Archivos Nacionales los informes secretos sobre la actividad de los ovni, conocidos como los «Expedientes X británicos», que iban a ser sacados a la luz este año, informa el diario británico ‘The Express’. Su revelación se ha retrasado debido a la necesidad de una censura adicional de estos documentos confidenciales por parte del Ministerio. (leer más)
- El Ministerio de Defensa de España, publica por primera vez documentos de «expedientes ovni»digitalizados al estilo FBI, CIA (o T.I.A. dado el calado de la noticia, muy al estilo Mortadelo y Filemón)No hay informes nuevos desclasificados pero sí se han publicado en pdf a buena resolución. En realidad se publicaron a finales de Septiembre pero no es hasta ahora cuando ha sido 100% accesible la web y los medios se han hecho eco de ello. Mi crítica adicional, y me hago eco de conversaciones en un grupo de archiveras en whatsap, es que han sido publicados en la Biblioteca de Defensa, dejando a un lado, como siempre el protagonismo del archivo como depositario de los fondos,
http://www.planetaincognito.es/2016/10/23/expedientes-ovni-publicados-por-defensa-en-su-biblioteca-digital/
EL ARCHIVO EN LA OFICINA
Para esta sección queremos que incorporéis al día a día en la empresa a la hora de adoptar criterios para organizar documentos o para recuperarlos un principio esencial para archiveros:
Este principio sirve también para encontrar las llaves u objetos perdidos. Es el principio de procedencia;
«Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son:
A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.
B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.»
Diccionario de Terminología Archivística
Puede parecer algo extraño por lo obvio pero este principio viene a defender el origen de los documentos, de donde proceden, el lugar y el organismo que los crea; si un documento se genera en el departamento de contabilidad, es ahí y con los expedientes de contabilidad donde debe quedar custodiado,
en un ordenador, seguir este principio evitará carpetas enormes de descargas o escritorios en los que no se ve la imagen de fondo.
En una casa, si no encontramos algo, igual que en la empresa, podemos recurrir al origen o procedencia del objeto o información que buscamos; si queremos encontrar un nº de teléfono, es absurdo buscar en la nevera ¿verdad? pero si en la agenda del móvil o en las pequeñas libretas o tarjeteros donde guardamos las tarjetas de visita.
Atendiendo a la solicitu de un ejemplo realmente práctico para aplicar el Principio de Procedencia para una empresa que ha realizado Juan Pablo durante esta exposición os lo adelanto por aquí:
Imaginemos la Frutería de barrio que un matrimonio lleva toda la vida; o la mercería, panadería. Todos los documentos que genera y reciben (desde albaranes, cuotas, publicidad comercial, recibos de seguros, alquiler del local, impuestos varios…) Todos pertenecen a la Frutería en este caso -tenga la denominación que tenga-por lo que todo este volumen documental deberá permanecer unido sin mezclarse con otros alquileres, otras facturas de teléfono, (es más fácil de lo que creemos mezclar estos archivos) u otros papeles que se reciben o generamos para otros menesteres.
Una vez puestos todos esos papeles en esa única caja, respentando la estructura de la empresa podremos clasificarlos, sí aunque sea un autónomo, la fiscalidad por un lado, los proveedores por otro y el cliente o servicios por otro.
Si os paráis a pensar en esta situación, empresarios que nos escucháis o administrativos de una empresa, ¿cuantas veces habéis guardado documentos indebidamente por desconocer este principio?
Hablemos de PALEOGRAFÍA
Hemos hablado de fechas, sobre la cronología en los documentos antiguos, ahora que estamos con los cambios de hora y sus consecuencias; porque nuestro calendario no siempre ha sido éste, hasta que el Papa Gregorio implantó el que lleva su nombre, el Calendario gregoriano en 1582, en Europa nos regíamos por el calendario juliano, utilizado desde que Julio César lo instaurara en el año 46 a.C.
En las transcripciones las dataciones y fechas son esenciales porque podemos datar un documento dos siglos arriba o abajo si no lo hacemos bien, por lo que siempre tendremos que tener especial cuidado.
¿Conocéis esos 11 días que nunca existieron? consultad la fecha de la muerte de Santa Teresa de Jesús y cuando celebramos actualmente esta efeméride (leer más)
EL FUTURO DEL ARCHIVO
En este capítulo nos hemos detenido en los soportes que en este presente y para el futuro van a ser los protagonistas, el futuro en ellos se está implantando diariamente con cada salto en la digitalización y los nuevos soportes de almacenamiento de datos, debemos ser muy conscientes de este cambio y la obsolescencia, que es la principal preocupación en esta profesión: que los formatos en los que grabamos datos y almacenamos, no tienen una garantía excesiva, aunque en este sentido se está avanzando bastante y podremos hablar de soportes que hoy han podido garantizar 500 años de conservación. Para ilustrar la situacion en la que nos encontramos, el Diario Expañsión nos ha presentado el centro de datos de Faceboook en el ártico, ejemplo de ahorro de energía y capacidad de almacenemiento. (leer más)
GENEALOGÍA, el espacio de Tataranietos
Mireia en este programa como nos prometió nos ha hablado del Archivo personal, porque como ha dicho, para preguntar a los muertos, debemos estar accesibles desde vivos, (ella lo explica mucho mejor, comprobadlo en los últimos 15 minutos)
La genealogía empieza por uno mismo, por eso el archivo personal es esencial, un archivo compuesto por documentos atesorados en tu vida, recordatorios de comuniones, diarios, fotografías. Para organizarlo primero debemos recopilarlo para luego poder ordenarlo y conservarlo. No sólo los personajes de cierta categoría tienen el «derecho» a tener un archivo personal.
Nos ha hablado de un programa, «Lightrooom» que es muy útil para organizar y fechar las fotos familiares, y Juan Pablo se ha ofrecido a explicarnos cómo funciona, le tomamos la palabra y hablaremos de éste y otros programas genealógicos y archiveros.
Como siempre el tiempo vuela en este programa, agradecemos las casi 100 descargas del anterior programa y os animamos a conocer todos los secretos que tenemos en los Archivos.
Imagen destacada, rescatada del Tablero Colaborativo de Pinterest de Balduqueando 2.0 Orgullo archivero y bibliotecario.