Las normas y estándares internacionales ISO para la calidad de procesos, la ISO 9000, en gestión de la calidad, o la ISO 14001, para implantar un sistema de gestión medioambiental eficaz, son un signo evidente de que la empresa o institución certificada sigue unos procesos de gestión, evaluación y mejora en sus
productos y servicios de verdadera calidad, pues bien, todos estos productos y servicios están documentados, las evidencias, los informes de auditorías, etc los archiveros conocemos perfectamente la definición de documento de archivo:
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
(Diccionario de terminología Archivística, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte)
los documentos y su correcto tratamiento durante todo el ciclo de vida de éstos. Bueno también la opinión pública en general puede estar al corriente de lo que NO son buenas prácticas de gestión documental o los fallos en la seguridad de la información: caso Snowden, wikileaks, UGT y la eliminación de archivos o del desconocimiento de como funciona el archivo en servidores, contabilidad B de Bárcenas y la diplomática contemporánea, transferencia de documentos entre Salamanca y Barcelona a cuenta de la Guerra Civil. Y en casos que no aparecen en titulares nacionales o internacionales podemos mencionar casos de libro y que en todas las instancias nos ha pasado:
– … Si le doy a este botón que pone Delete, ¿me guardará los cambios?
– localizaré la factura del pedido on line en una de mis cuentas de correo, ya mismo esta justificado el gasto.
– ¿qué informe necesitas? El anuario1.doc, el anuario1definitivo.doc o el anuario 2013 para revisión.docx
– ayer expiró el plazo para presentar candidaturas, la nuestra deberá terminar de entregarse en el plazo de 10 días xq la notaria no tiene lista la copia de la escritura de constitución hasta Dentro de dos días que me pase a recogerla
La norma ISO 303000 y 30301 en palabras de expertos en la materia como Carlota Bustelo constituyen el complemento perfecto para sistemas de trabajo que
persiguen la excelencia en sus productos para llegar a ser competitivos, pero también suponen un conjunto de buenas prácticas que deberían ser tenidas en cuenta en cualquier administración, tanto de un organismo público como en una pyme:
Desde muchas instancias se han repetido muchas veces, pero parece que las organizaciones sólo las llegan a apreciarcuando se produce el efecto contrario y podemos hablar de las consecuencias negativas de no tener una buena gestión documental.
Los Beneficions de una buena gestión documental se encuentran en:
- El incremento de la eficacia de la organización
- El cumplimiento de la legislación y los requisitos de los entornos regulados
- La efectividad del proceso de toma de decisiones
- La eliminación de información redundante yduplicada
- El aumento de la información compartidapor toda la organización
- El incremento del rendimiento de las tecnologías de la información
- El aseguramiento de la recuperación frente a desastres y la continuidad del negocio
- La protección frente a posibles litigios
- La defensa de los derechos e interesesde todas las partes implicadas
- La conservación de la memoria corporativao colectiva
- El apoyo a la responsabilidad socialde las organizaciones
- La garantía de utilizar un modelo internacionalmente aceptado para el establecimiento e implementación de políticas y objetivos.
- La integración del enfoque de evaluación de riesgos
- La promoción de la mejora continua mediante la medición de los resultados y la implementación de un proceso de auditoría
- La facilidad de un proceso de confirmación del cumplimiento de los requisitos mediante una certificación por una tercera parte independiente.
- La integración con otros sistemas de gestión,
En alacaja.com tras
aprender un poco y conocer en que consisten, nos vemos en la obligación
de aplicarlas como gestores de documentos, datos e información de
instituciones públicas y privadas:
- En organizaciones que cuentan con un certificado de calidad: gestionar los documentos según la norma 30300 es un complemento indispensable
para mantener la certificación en calidad ya que es una mejora cualitativa en la consecución de objetivos, agilidad y eficacia. - En organizaciones responsables con el medio ambiente: nada más lejos de la realidad, un SGD con características ISO significa ahorro en recursos materiales evidentes, y reciclaje de papel e información.
- En organizaciones que aspiran a alcanzar un certificado de calidad y medio ambiente, por experiencia propia es más que recomendable seguir
las pautas de la norma ISO 30300 porque se evitarán duplicidades, retrasos entrega, copias innecesarias, en definitiva se conseguirá un proceso menos traumático y más eficaz y de calidad para gerentes y empleados.
- En instituciones y empresas concienciadas de la necesidad de mejora constante y eficiencia en sus productos y servicios como filosofía de trabajo.
En definitiva, los archiveros y los profesionales de la documentación y su gestión estamos de enhorabuena, las normas ISO 30300 y 30301 vienen a elevar a rango internacional la gestión documental y se presenta como el complemento indispensable para los certificados de calidad ISO 9001.
de que es para ellos la norma ISO y porque entendemos que son los docentes ideales para impartir el curso.
Así, José Alberto Alonso y Maria Rosa Lloveras, consultores de EBLA, a partir del próximo 3 de febrero de 2014 en el Campus Virtual de alacaja.com impartirán “Implantación de un sistema de gestión para los documentos según ISO 30301”
Más información en la web o en nuestro correo electrónico formacion@alacaja.com