En el mundo empresarial se valoran las estadísticas, informes de resultados, de ventas, unos parámetros que verdaderamente sentencian la el estado de la compañía, desde aquí os queremos presentar unos resultados reales y estadísticos de otra variable que llamaremos DDI: Documentos, Datos, Información.
Unos bienes que tiene la empresa y que a menudo no son considerados más que una carga, un castigo para el becario que acaba de llegar (fotocopiar, encuadernar y archivar expedientes) o un material muy sensible que no debe tratarse (protección de datos)
Documentos: Los papeles con el apellido Bárcenas son famosos en España actualmente, las escrituras de constitución de nuestra empresa o el contrato de alquiler de la oficina son fundamentales e imperdibles, garantizan nuestros derechos como inquilinos y delimita nuestra responsabilidad en la empresa de la que somos socios o en el caso de que seamos empleados en una gran multinacional, los extremos de nuestro contrato no sólo debemos tenerlos presentes en la cabeza para saber qué horario o salario devengamos, nos defiende en casos de despido, liquidación de finiquitos o cualquier abuso.
Datos: todos esos documentos tienen datos que nos son útiles, en la empresa las cantidades facturadas, las pérdidas y ganancias se obtienen de los datos que se pueden gestionar de los documentos que a diario pasan por nuestras manos, las cantidades que nos cobran los proveedores si las conocemos podremos buscar mejores opciones para abaratar costes, si extraemos los datos que nuestros documentos nos ofrecen, seremos capaces de optimizar la gestión en la empresa o abaratar costes.
Información: todos hemos oído la expresión «la información es poder», y es cierto, pero no sólo para los periodistas o políticos, en una pyme, es esencial para que se pueda diferenciar del resto, que procese los datos obtenidos en sus documentos de forma rápida y efectiva para una toma de decisiones fundamentada. La información también esta disponible fuera de la empresa, en las redes sociales, en la web de la competencia, estamos rodeados de información pero si no la podemos digerir y elaborar en nuestro beneficio, de nada sirve.
Por todas estas consideraciones y muchas más que seguro se me escapan, contemplar un proyecto de de gestión documental en nuestra empresa puede resultar un beneficio inmediato, y lejos de pensar en soluciones marcianas o de lujo, existen métodos y políticas de trabajo que están a nuestro alcance. No tenemos que invertir miles de euros en aplicaciones manejables exclusivamente por ingenieros de telecomunicaciones, pero sí adoptar fórmulas de trabajo basadas en técnicas archivisticas, procedimientos que persigan la eficiencia y sobre todo, crear una estrategia a corto y medio plazo y pensar en los documentos como un ACTIVO para la gestión y administración de nuestra empresa, nunca como un lastre.
