Las empresas deben ahorrar costes en recursos materiales y en tiempo, sólo así seran competitivas, actualmente el envío de documentos escaneados por correo electrónico para la confirmación de acuerdos o como argumentación de expedientes han ganando la batalla al envío postal y, más aún compartir archivos en la nube es una opción en firme como opción de trabajo. Por todo ello consideramos que existen varias estrategias y opciones a tener en cuenta dependiendo de la situación en la empresa:

- Diseñar los procesos de trabajo y su gestión en entornos o digitales: para las pequeñas empresas que están empezando, conocer las ventajas gratuitas de Google Drive o Dropbox son una buena manera de empezar en el mundo digital. Eso sí, siempre hay que valorar las opciones de seguridad, protección de datos y conservación a largo plazo, y para ello es muy importante tener clara la política documental de la empresa (para evitar problemas legales o pérdidas importantes de información)

- Abordar un proyecto de digitalización: Esta estrategia es la que en estos momentos empresas de larga trayectoria y que se están planteando una modernización debe estudiar. También es la situación de los Archivos (como estrategia de conservación y/o difusión). En esta tesitura seguimos a @docufilos en su entrada sobre digitalización en la empresa en la que trata los criterios previos que se deben tener
en cuenta para saltar al mundo digital, y cómo hacerlo. De nada sirve una gran inversión en escáneres y un software recién comercializado si no tenemos claros los objetivos y la finalidad de saltar al mundo digital, digitalizar sin un estudiado proyecto, será sin duda un problema: duplicidad de soportes, inversión económica no recuperada y problemas de conservación documental derivados.
