Como respuesta a esta pregunta, en alacaja.com afirmamos que la digitalización para los pequeños archivos y para las organizaciones en su gestión diaria es una solución pero, no todos los archivos pueden afrontar un proyecto digital de gran envergadura, y menos en los tiempos que corren y no todas las empresas o instituciones necesitan contar con un Archivo Virtual.
Otra de las razones por las que pensamos que trabajar en digital es una solución es por el gran auge de la movilidad y conectividad; para coger el carro de la inmediatez, los documentos digitales son la solución en las empresas, aunque creemos que el papel como soporte documental tiene una larga vida aún, sabemos que el futuro es la convivencia de éstos, pero en entornos cambiantes, virtuales.Para las instituciones históricas como los Archivos, la digitalización es una opción ya no tanto como para la gestión diaria como para la difusión de sus fondos, o un problema si no se plantean el archivo de los soportes digitales en sus fondos.
Las empresas deben ahorrar costes en recursos materiales y en tiempo, sólo así seran competitivas, actualmente el envío de documentos escaneados por correo electrónico para la confirmación de acuerdos o como argumentación de expedientes han ganando la batalla al envío postal y, más aún compartir archivos en la nube es una opción en firme como opción de trabajo. Por todo ello consideramos que existen varias estrategias y opciones a tener en cuenta dependiendo de la situación en la empresa:
- Diseñar los procesos de trabajo y su gestión en entornos o digitales: para las pequeñas empresas que están empezando, conocer las ventajas gratuitas de Google Drive o Dropbox son una buena manera de empezar en el mundo digital. Eso sí, siempre hay que valorar las opciones de seguridad, protección de datos y conservación a largo plazo, y para ello es muy importante tener clara la política documental de la empresa (para evitar problemas legales o pérdidas importantes de información)
- Abordar un proyecto de digitalización: Esta estrategia es la que en estos momentos empresas de larga trayectoria y que se están planteando una modernización debe estudiar. También es la situación de los Archivos (como estrategia de conservación y/o difusión). En esta tesitura seguimos a @docufilos en su entrada sobre digitalización en la empresa en la que trata los criterios previos que se deben tener
en cuenta para saltar al mundo digital, y cómo hacerlo. De nada sirve una gran inversión en escáneres y un software recién comercializado si no tenemos claros los objetivos y la finalidad de saltar al mundo digital, digitalizar sin un estudiado proyecto, será sin duda un problema: duplicidad de soportes, inversión económica no recuperada y problemas de conservación documental derivados.
Implementar un gestor documental integral y personalizado: es la mejor estrategia en la que digitalización, gestión documental y de la empresa se unen. Existen en el mercado tecnológico muchas aplicaciones y gestores documentales cada vez más perfeccionadas, que cuentan con rigurosos controles de calidad y con opciones de seguridad y conservación a largo plazo muy recomendables, esta opción es la que culmina un proyecto de digitalización y que, en escasas semanas es posible evaluar la recuperación económica de la inversión ya que, en el momento de comenzar a trabajar con estas aplicaciones, el ahorro de tiempo en la gestión administrativa es ya una realidad. En alacaja.com recomendamos las aplicaciones de MTC Soft, y de Neosystems con Neodoc a la cabeza.