Nueva encuesta Neodoc y nueva entrada en el blog, gracias a esta iniciativa nos paramos a pensar en el valor del trabajo de archivo, sí porque las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental y que el archivo y gestión adecuada de los documentos son muy variadas, graves o leves, todas NEGATIVAS.
Y después de este «titular» podemos justificar nuestra respuesta:
En cualquier ámbito, la gestión documental debe estar presente en mayor o menor medida, en el trabajo, en nuestra casa, en la Administración Pública, en Instituciones benéficas… en muchos casos se hace gestión documental sin que se sepa que se está llevando a cabo, sólo se piensa – ay que ver que persona más ordenada- sin ser conscientes de las ventajas que esta persona «ordenada» está obteniendo realmente.
Pongamos ejemplos concretos que podemos trasladar a nuestro caso:
– el espacio físico de custodia documental: todos nos imaginamos naves industriales con una infraestructura de seguridad y control tremendos, o al menos los archiveros y archiveras utópicos como nosotros, la custodia documental pasa por cada uno de nosotros y nuestra responsabilidad proporcional. Un ejemplo de una mala gestión o nula gestión del espacio físico: NUESTROS MÓVILES ¿cuantas veces os ha avisado el smartphone de que no queda espacio suficiente en disco? y además lo hace en los mejores momentos, en un viaje, un evento…
Una planificación de crecimiento de documentos en una empresa o de fotografías ante un viaje largo es Gestión Documental
– el tiempo de gestión de archivos: no nos vamos a referir a las puertas del Ministerio del tiempo, y sí al tiempo que empleamos en buscar, localizar y/o reproducir documentos perdidos, en una empresa, el tiempo es oro y en nuestra vida personal, también, y un expediente mal archivado (o no archivado) ocasiona grandes gastos y pérdidas. La situación es muy simple de observar:
Una inmobiliaria que no organiza bien las llaves de los inmuebles que debe vender y/o alquilar pierde tiempo y potenciales clientes para sus comerciales que pasan horas localizándolos, por lo que estas llaves suelen estar bien codificadas y en armarios especiales para ser colgadas y con un control de seguridad de acceso para no tener problemas con dueños y clientes, y así garantizar sus servicios
Si las llaves se organizan y gestionan así es porque se demuestra la eficacia de una buena organización y gestión, este mismo ejemplo nos sirve en casa para tener bien gestionados los abrigos y zapatos, para, entre otras cosas, no perder el tiempo en buscarlos con las prisas de la mañana; y ¿cuando nos damos cuenta de que está mal organizado? cuando hemos llegado tarde o perdido un cliente directamente por la mala organización.
Si en una Administración Pública no es prioritario el correcto archivo y gestión de los documentos, como algunos titulares nos dejan ver, el caso se agrava, porque los afectados somos el conjunto de la ciudadanía porque vemos vulnerados nuestros derechos, y sí es así de grave y es comparable a una organización del armario de casa. Algunos ejemplos de estas importantes consecuencias son las noticias sobre archivos con titulares como:
Eficacia y transparencia sólo se logran con la gestión documental, otra opción no es válida.