Hace un año preguntábamos en el Día Internacional de los Archivos «¿El Archivo pá cuando?» con Jennifer López, este año sabemos que el archivo es para ahora y es una clave para el futuro de la memoria. Basándonos en lema del ICA «Diseñando el archivo del siglo XXI» y en el Hashtag #ArchivosAbiertos, os hemos preparado un Decálogo que a nuestro parecer, define a un archivo abierto, un archivo de su tiempo que es competitivo y eficaz en el año 2019.
Te hemos preparado una versión imprimible del Decálogo, si tu archivo es un archivo abierto, ponlo en un lugar visible, ¡y no olvides enseñarnoslo! Lo publicaremos en esta entrada y en Instagram.
1.-Cuenta con un horario de consulta y atención al usuario: Parece una obviedad pero muchos archivos no cuentan con personal suficiente para atender las consultas e investigaciones de una forma regular. Los archivos abiertos, en la medida de sus posibilidades, cuenta con el servicio de atención al usuario, sea interno o externo.
#NingúnArchivoSinArchivero
2.-Es sencillo contactar con el personal del archivo: mediante carteles en las entradas de los edificios o empleando formularios de contacto en las páginas web corporativas de una forma accesible y sencilla; o bien actualizando regularmente los directorios más generales.
3.- Facilita el acceso a sus fondos: La época de Golum y “mi tesoro” ha quedado atrás, los documentos y la información que contienen están para ser utilizadas, reutilizadas y convertirlos en soluciones a trámites, en garantías de derechos, en trabajos de investigación, en tesis doctorales o árboles genealógicos.
Los “dueños” del archivo son y serán siempre sus usuarios.
4.- Digitaliza: no solo para conservar, también para difundir, para que el mundo entero tenga la posibilidad de acceder a documentos que de otra forma sería imposible, por su mal estado de conservación o por el coste de un desplazamiento.
5.- Es transparente: no tiene nada que esconder, es más, los archivos abiertos son unos exhibiconistas, quieren enseñarlo todo, al fin y al cabo, se custodia la documentación para demostrar qué ha ocurrido, cómo ha sucedido y quien lo ha hecho, ¿para qué esconderse?
6.- Tiene una sede en internet: si no estás en internet no existes, que dicen los gurús del marketing y ventas on line; un archivo abierto lo está en Internet, más que en una sede física, porque en internet permite las consultas y el contacto las 24 horas la dia, los 7 días a la semana y los 365 días al año ¿quien da más?
7.- Se muestra en redes sociales: si los usuarios del archivo en 2019 pasan muchas horas al día en las redes sociales, su archivo también, porque siempre tiene algo que contar, es social y seguro que despierta el interés de aquel usuario al que de otra forma, no sería posible llegar.
8.- Le gusta divulgar la información que contiene: es un archivo presumido y está “orgulloso” de sus fondos, consciente de sus necesidades y el trabajo que queda por hacer, no lo emplea como excusa, sabe utilizar sus documentos y la creatividad de su personal para atraer.
9.- Sabe demostrar su utilidad porque como se dijo en #Archivando2016:
“el archivo es como un paracaidas, no sirve si no se abre”.
10.- Crece y aprende siempre: no hay opción, hoy con la tecnología de la que disponemos y la herramientas con las que contamos, los archivos podemos crecer y ser cada vez más accesibles y mejores.
¿Estás con nosotros? Un archivo o es abierto, o no es. Sabemos de las restricciones de acceso, de la normativa en materia de Protección de Datos, pero también, de transparencia y accesibilidad. Para eso cuentas con los archiveros. ¡Feliz Día Internacional de los Archivos 2019!