EL ARCHIVO ALACAJA

 

 

 

ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

SERVICIOS DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

¿QUÉ HACEMOS?

Resolvemos los problemas de gestión que  la documentación e información digital que generan las entidades -empresas, ayuntamientos, juzgados o familias-.

Cada archivo es único y diferente a los demás, lo sabemos, y así los tratamos.

¿CÓMO LO HACEMOS?

Al plantear un problema de gestión documental, te proponemos las mejores opciones para soucionarlo, si es problema de espacio, pérdida de información, o lo que es peor: pérdida de tiempo o clientes. Una vez que nos ponemos de acuerdo, trabajamos como parte de tu equipo, eso quiere decir que nos adaptamos y firmamos un contrato de confidencialidad y protección de datos.

Revisa lo que podemos hacer por tus papeles o archivos digitales, en las columnas de al lado; si no la encuentras, escríbenos y buscamos una adecuada solución:

SOLUCIONES PUNTUALES

Descripción de fondos
Conocer lo que tenemos es el primer paso para valorarlo y sacar todo el partido a su información.

Identificamos series documentales, diseñamos e implementamos cuadros de clasificación para una mejor localización y uso.

Organización de cajas
Ponemos orden de los documentos, si son en papel: instalados en cajas; y si son digitales: en sistema de carpetas.

Enumeramos las unidades de instalación siguiendo la numeración currens -números consecutivos- o como mejor sean identificadas.

Implementamos un sistema de archivo que mejora los tiempos y el espacio disponibles.

Inventarios
Inventariado de documentos y unidades de instalación que se requieren en casos de transferencia a otro archivo o instalación, para valoración y tasación de volúmenes.

Elaboración de índices: materias, onomásticos, toponímicos y los que sean necesarios para la indexación en bases de datos.

Bases de datos; las llenamos de esos datos que las componen para tener a un “click” la información que contienen los documentos.

Destrucción certificada de documentos
Valoración documental: antes de eliminar, estudiamos qué se puede y qué no; atendemos a Tablas de valoración para la adminsitración pública y plazos legales en el caso de las empresas.

Calendarios de conservación: dentro de un sistema de archivo digital los implementamos para evitar el colapso de servidores y en papel para las previsiones de espacio.

Expurgo y destrucción certificada de documentos: Ahora sí, cuando es posible la eliminación física de los soportes documentales, los trituramos según la Normativa vigente para evitar su recuperación.

MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO

Outsourcing documental
Destinamos espacio, personal y medios propios, para gestionar y almacenar los documentos y archivo, es el servicio conocido como OUTSOURCING DOCUMENTAL. Contratando periodos de tiempo a partir de 3 años, el servicio incluye:

  • Traslado de documentación inicial
  • Transferencias periódicas
  • Inventariado de series
  • Consultas remotas
  • Préstamos ordinarios y urgentes (en el día)
  • Calendarios de conservación
  • Destrucción certificada
Jornadas de trabajo
El personal de alacaja trabajará en la sede de tu entidad de forma periódica para centrar las tareas de archivo en el periodo concertado, y así destinar tus horas y personal a otras tareas más productivas.

Visitas mensuales, trimestrales: las realizamos en pequeños Ayuntamientos en las que asumimos transferencias, ordenamos cajas, y realizamos préstamos. Esta modalidad incluye asistencia telefónica remota.

Visitas semanales: en asesorías y clínicas para organizar expedientes tramitados o cerrados, descargando así al personal administrativo de tareas rutinarias y “poco productivas”.

Asistencia Remota
Atención remota vía telefónica y web, es decir, durante el tiempo que trabajemos juntos, tanto en el Outsourcing documental como en las Jornadas periódicas, ofrecemos un servicio de consulta e incidencias telefónica y web para solucionar las búsquedas y solventar los problemas en el caso que den.
Difusión
Este servicio de comunicación e información está orientado a las entidades que deseen una difusión de su contenido, mediante campañas concretas o gestionando un portal web. Ayuntamientos o Empresas han empleado este servicio para dar a conocer su Historia o curiosidades.

Trabajamos para:

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La transparencia pasa por el archivo y la gestión documental, estamos especializados en Archivos Municipales y Judiciales.

Un buen servicio a la ciudadanía comienza con un tratamiento adecuado, cuidado y seguro de sus expedientes.

EMPRESAS

Asesorías, clínicas o despachos de abogados, manejan una ingente cantidad de información que requiere de una eficaz gestión para ser competitivos.

Creamos sistemas de archivo, enseñamos a empleados y directivos las medidas necesarias para el ahorro de tiempo en la gestión.

PARTICULARES

Organizamos la documentación generada y recibida a lo largo de toda una vida, asesoramos y enseñamos las técnicas y fórmulas para hacerlo posible sin tener que eliminar valiosos recuerdos e información.
AHEB

Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia

EL ARCHIVO HISTÓRICO ECLESIÁSTICO DE BIZKAIA FICHA TÉCNICA Horario: De lunes a jueves: De 9:00 a 14:00. Los martes y miércoles abre también por la tarde hasta las 18:00 y esos dos días los usuarios que lo deseen pueden solicitar horario continuado de 9:00 a 18:00....

Los archivos y el niño mártir de Puente Genil

En esta entrada del blog, os contamos una historia que ocurrió en 1731, y además os presentamos a Sara Baena, nueva colaboradora que se incorpora al equipo de alacaja compartiendo contigo los resultados de su investigación de unos hechos que juegan con la leyenda y la...
Centro Documental de la Memoria Histórica

Centro Documental de la Memoria Histórica

CENTRO DOCUMENTAL DE LA MEMORIA HISTÓRICA FICHA TÉCNICA Horario: Del 16 de septiembre al 15 de junio: De lunes a jueves: De 8:30 a 20:30 y viernes: De 8:30 a 19:30. Del 16 de junio al 15 de septiembre: De lunes a jueves: De 8:30 a 19:30 y viernes: De 8:30 a 18:45....
archivos abiertos

10 características de los Archivos Abiertos

Creemos firmemente que los archivos deben ser archivos abiertos, para ello, hemos recogido 10 características que los diferencian de los demás.

Archivo Diocesano de Osma-Soria

Archivo Diocesano de Osma-Soria

FICHA TÉCNICA EL ARCHIVO DIOCESANO DE OSMA-SORIA Horario: Jueves y viernes de 9:00 a 14:00 y segundos sábados de cada mes de 9:00 a 13:30. Dirección: Calle Mayor, 52. 42300 El Burgo de Osma (Soria). Teléfono: 975 34 03 19 Email: archivodiocesano@osma-soria.org Web:...

Escríbenos, te daremos la mejor opción:


 

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