EL ARCHIVO ALACAJA

ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

SERVICIOS DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

¿QUÉ HACEMOS?

Resolvemos los problemas de gestión que  la documentación e información digital que generan las entidades -empresas, ayuntamientos, juzgados o familias-.

Cada archivo es único y diferente a los demás, lo sabemos, y así los tratamos.

¿CÓMO LO HACEMOS?

Al plantear un problema de gestión documental, te proponemos las mejores opciones para soucionarlo, si es problema de espacio, pérdida de información, o lo que es peor: pérdida de tiempo o clientes. Una vez que nos ponemos de acuerdo, trabajamos como parte de tu equipo, eso quiere decir que nos adaptamos y firmamos un contrato de confidencialidad y protección de datos.

Revisa lo que podemos hacer por tus papeles o archivos digitales, en las columnas de al lado; si no la encuentras, escríbenos y buscamos una adecuada solución:

SOLUCIONES PUNTUALES

Descripción de fondos

Conocer lo que tenemos es el primer paso para valorarlo y sacar todo el partido a su información.

Identificamos series documentales, diseñamos e implementamos cuadros de clasificación para una mejor localización y uso.

Organización de cajas

Ponemos orden de los documentos, si son en papel: instalados en cajas; y si son digitales: en sistema de carpetas.

Enumeramos las unidades de instalación siguiendo la numeración currens -números consecutivos- o como mejor sean identificadas.

Implementamos un sistema de archivo que mejora los tiempos y el espacio disponibles.

Inventarios

Inventariado de documentos y unidades de instalación que se requieren en casos de transferencia a otro archivo o instalación, para valoración y tasación de volúmenes.

Elaboración de índices: materias, onomásticos, toponímicos y los que sean necesarios para la indexación en bases de datos.

Bases de datos; las llenamos de esos datos que las componen para tener a un “click” la información que contienen los documentos.

Destrucción certificada de documentos

Valoración documental: antes de eliminar, estudiamos qué se puede y qué no; atendemos a Tablas de valoración para la adminsitración pública y plazos legales en el caso de las empresas.

Calendarios de conservación: dentro de un sistema de archivo digital los implementamos para evitar el colapso de servidores y en papel para las previsiones de espacio.

Expurgo y destrucción certificada de documentos: Ahora sí, cuando es posible la eliminación física de los soportes documentales, los trituramos según la Normativa vigente para evitar su recuperación.

MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO

Outsourcing documental

Destinamos espacio, personal y medios propios, para gestionar y almacenar los documentos y archivo, es el servicio conocido como OUTSOURCING DOCUMENTAL. Contratando periodos de tiempo a partir de 3 años, el servicio incluye:

  • Traslado de documentación inicial
  • Transferencias periódicas
  • Inventariado de series
  • Consultas remotas
  • Préstamos ordinarios y urgentes (en el día)
  • Calendarios de conservación
  • Destrucción certificada
Jornadas de trabajo

El personal de alacaja trabajará en la sede de tu entidad de forma periódica para centrar las tareas de archivo en el periodo concertado, y así destinar tus horas y personal a otras tareas más productivas.

Visitas mensuales, trimestrales: las realizamos en pequeños Ayuntamientos en las que asumimos transferencias, ordenamos cajas, y realizamos préstamos. Esta modalidad incluye asistencia telefónica remota.

Visitas semanales: en asesorías y clínicas para organizar expedientes tramitados o cerrados, descargando así al personal administrativo de tareas rutinarias y “poco productivas”.

Asistencia Remota

Atención remota vía telefónica y web, es decir, durante el tiempo que trabajemos juntos, tanto en el Outsourcing documental como en las Jornadas periódicas, ofrecemos un servicio de consulta e incidencias telefónica y web para solucionar las búsquedas y solventar los problemas en el caso que den.

Difusión
Este servicio de comunicación e información está orientado a las entidades que deseen una difusión de su contenido, mediante campañas concretas o gestionando un portal web. Ayuntamientos o Empresas han empleado este servicio para dar a conocer su Historia o curiosidades.

Trabajamos para:

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La transparencia pasa por el archivo y la gestión documental, estamos especializados en Archivos Municipales y Judiciales.

Un buen servicio a la ciudadanía comienza con un tratamiento adecuado, cuidado y seguro de sus expedientes.

EMPRESAS

Asesorías, clínicas o despachos de abogados, manejan una ingente cantidad de información que requiere de una eficaz gestión para ser competitivos.

Creamos sistemas de archivo, enseñamos a empleados y directivos las medidas necesarias para el ahorro de tiempo en la gestión.

PARTICULARES

Organizamos la documentación generada y recibida a lo largo de toda una vida, asesoramos y enseñamos las técnicas y fórmulas para hacerlo posible sin tener que eliminar valiosos recuerdos e información.

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