ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
SERVICIOS DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
¿QUÉ HACEMOS?
Resolvemos los problemas de gestión que la documentación e información digital que generan las entidades -empresas, ayuntamientos, juzgados o familias-.
Cada archivo es único y diferente a los demás, lo sabemos, y así los tratamos.
¿CÓMO LO HACEMOS?
Al plantear un problema de gestión documental, te proponemos las mejores opciones para soucionarlo, si es problema de espacio, pérdida de información, o lo que es peor: pérdida de tiempo o clientes. Una vez que nos ponemos de acuerdo, trabajamos como parte de tu equipo, eso quiere decir que nos adaptamos y firmamos un contrato de confidencialidad y protección de datos.
Revisa lo que podemos hacer por tus papeles o archivos digitales, en las columnas de al lado; si no la encuentras, escríbenos y buscamos una adecuada solución:
SOLUCIONES PUNTUALES
Descripción de fondos
Identificamos series documentales, diseñamos e implementamos cuadros de clasificación para una mejor localización y uso.
Organización de cajas
Enumeramos las unidades de instalación siguiendo la numeración currens -números consecutivos- o como mejor sean identificadas.
Implementamos un sistema de archivo que mejora los tiempos y el espacio disponibles.
Inventarios
Elaboración de índices: materias, onomásticos, toponímicos y los que sean necesarios para la indexación en bases de datos.
Bases de datos; las llenamos de esos datos que las componen para tener a un «click» la información que contienen los documentos.
Destrucción certificada de documentos
Calendarios de conservación: dentro de un sistema de archivo digital los implementamos para evitar el colapso de servidores y en papel para las previsiones de espacio.
Expurgo y destrucción certificada de documentos: Ahora sí, cuando es posible la eliminación física de los soportes documentales, los trituramos según la Normativa vigente para evitar su recuperación.
MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO
Outsourcing documental
- Traslado de documentación inicial
- Transferencias periódicas
- Inventariado de series
- Consultas remotas
- Préstamos ordinarios y urgentes (en el día)
- Calendarios de conservación
- Destrucción certificada
Jornadas de trabajo
Visitas mensuales, trimestrales: las realizamos en pequeños Ayuntamientos en las que asumimos transferencias, ordenamos cajas, y realizamos préstamos. Esta modalidad incluye asistencia telefónica remota.
Visitas semanales: en asesorías y clínicas para organizar expedientes tramitados o cerrados, descargando así al personal administrativo de tareas rutinarias y «poco productivas».
Asistencia Remota
Difusión
Trabajamos para:
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Un buen servicio a la ciudadanía comienza con un tratamiento adecuado, cuidado y seguro de sus expedientes.
EMPRESAS
Creamos sistemas de archivo, enseñamos a empleados y directivos las medidas necesarias para el ahorro de tiempo en la gestión.
PARTICULARES
