Los 10 propósitos más archiveros del año y algo más

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Los 10 propósitos más archiveros del año y algo más

Como toca cada mes de enero, se hacen buenos propósitos para que el Nuevo Año sea productivo, mejoremos nuestros hábitos y ¿porqué no? nuestro archivo, esta semana en el programa de Uniradio Jaén hemos querido repasar las tendencias y propósitos archiveros para que este 2017 sea “el Año del Archivo Organizado” y como de costumbre, hemos repasado algunas noticias interesantes y con Mireia Nieto conocido algo más sobre la web de recursos genealógicos por excelencia a nivel munidal familisearch.org. 

 

 

los 10 propósitos archiveros para 2017

1. El 2017 es digital: En este año vamos a digitalizar la empresa, los expedientes, todo… pero ¿para qué? establecer unos objetivos son fundamentales y ayudaran a llevar a cabo una digitalización económica e inteligente, es decir antes de comprar escáneres y sacar imágenes como locos, debemos estudiar formatos, la utilidad y rentabilidad, porque cada entidad es un mundo, así no será la misma digitalización la que lleve a cabo una empresa de transporte que un ayuntamiento o un dentista, cada uno podrá establecer sus necesidades que pueden ser:

  • compar un gestor de contenidos; para este apartado, consultar la web de Neodoc puede ser de gran utilidad, sus casos de éxito son muy inspiradores (leer más )estudio económico de la inversión
  • utilidad real: movilidad de empleados, trabajo en casa…
  • mejora de la difusión cultural, exposiciones virtuales (para la administración pública, la rentabilidad cultural y de transparencia, es un activo importante)

 

2. El color del año es el verde, según Pantone; la economía del papel es importante, por lo que imprimir lo justo, nos ahorrará espacio y contribuiremos al medio ambiente, un medio muy eficaz es sacando todo el partido que nos ofrece la tecnología, ejemplo es el uso de los Motores de búsqueda (de forma avanzada) en lugar de impresoras, podemos cambiar el hacer copias de copias, e imprimir correos innecesarios por los múltiples dispositivos tecnológicos, también disuadiendo de la impresión en los faldones de ahorro en los envíos, consultar el correo en los dispositivos.

3. Las empresas pueden -y deben- empezar a ver al archivo organizado como un activo económico y considerar el AHORRO de tiempo y dinero que supone; no lo decimos nosotros, que también, ahora es la multinacional ADOBE (sí la de los pdf) la que afirma que a la semana se pierden 6.8h de trabajo en tareas destinadas a localizar documentos o firmas (leer el artículo)

4. 2017 será posiblemente el año de la transparencia REAL: (ojalá) La palabra preferida en política tiene la base de operaciones en el  archivo, para empresas, ser transparentes es un objetivo que puede marcar la diferencia con la competencia porque aporta valores como la mejor atención al cliente, unas relaciones honestas con el personal de la empresa, para ambos, la confianza en la empresa será mayor, y para las relaciones con la Administración, ni que decir tiene.

5. La Protección de datos: ya se ha iniciado la cuenta atrás para los cambios en la normativa europea y no sólo por el miedo al incumplimiento legal, también como seguridad y tranquilidad el control de acceso a la información y documentos, en especial atrención a los correos electrónicos, los datos que manejamos, deben ser “cuidados”.

6Una Formación específica y reciclaje:  Si somos profesionales sanitarios, nos debemos a las mejoras y avances en el sector para cuidar a nuestros pacientes, si somos floristas, aprendemos nuevas técnicas y tendencias para ser la mejor floristería de la ciudad, desde alacaja os preguntamos, ¿si manejas documentos, datos e información? ¿aprendes cómo hacerlo? al día estamos gestionando documentos digitales, tramitamos con la Administración Pública… usamos soportes nuevos de información o necesitamos encontrar datos interesantes; debemos ser competentes en este sentido. En este sexto prpósito, además de recordaros el 30% de descuento en la oferta formativa de los Campus de alacaja.com (aplicando el cupón RBJS2017 😉 Os recomendamos leer la entrada de Julián Marquina para conocer las competencias digitales que sería recomendable tener en 2017 (leer más)

7. Difusión de la información: el archivo es algo vivo, que sirve, que debe estar activo y tiene utilidades, tantas como empresas o instituciones, para publicidad, como recurso para las redes sociales, para la reputación de las marcas comerciales y, como dijo la experta en Marketing, Vilma Núñez, “más compartir y menos competir” el archivo en esta misión, es una fuente -primaria- inagotable de recursos ¿porqué no usarlos?

8. USO de la información: más importante que presumir de fondos de archivo o de una oficina organizada, además del ahorro señalado, es fundamental para la toma de decisiones, en el ámbito directivo de empresas e instituciones, la información que contienen los documentos es esencial, familiarizarnos con el uso habitual del BIG DATA con los recursos informacionales propios nos hará más competitivos, y no nos referimos a grandes multinacionales, los pequeños empresarios y a nivel personal, analizar la información con la que contamos, nos hará más eficaces. Para defender esta tesis, hace unas semanas tuve una conversación con un colega de emisora de radio, si tenéis tiempo y os interesa, os invito a escucharlo (podcast)

9. Atención a los Documentos en papel, que siguen con nosotros, y en algunos casos no en poca cantidad, por lo que debemos contemplar medidas para su conservación, medidas preventivas como el espacio disponible y previsión e crecimiento, contemplar también el expurgo con una destrucción controlada de documentos que ocupan metros de estantería sin necesidad. Para ser digitales y decir ese ansiado adiós al papel, antes le debemos una “despedida” como se merece este soporte, que en muchos más casos de lo que pensamos, no se irá nunca.

10. Uso responsable y adecuado de los contenidos digitales: curación de contenidos. Finalmente, puesto que vamos a ser digitales, no sabemos si al 100% en 2017, pero algo más que en 2016, es sin duda un reto para este año: familiarizarnos con la content curation, ser algo expertos tanto a nivel profesional como personal, es una competencia y profesión que ya está generando beneficios para empresas y personas que son capaces de salir de la infoxicación que Internet y los recursos digitales nos están ocasionando. La semana que viene, os contaremos más de esta profesión, uno de los propósitos archiveros y  sin duda una competencia “del futuro”

 

En el programa hemos destacado tres noticias de archivo que como siempre son interesantes, buenas, malas o regulares, os dejamos con los enlaces a las fuentes consultadas para que, si estáis interesados, las leáis de “primera mano”

 

NOTICIAS

 

  • Nuevas fotos del Titanic siembran la duda sobre la causa del naufragio, posiblemente no fuera el choque con un iceberg, (Huffington Post)
  • Se investiga la dejadez del Ministerio de Interior con los archivos históricos de las cárcel. Una noticia que constata que las prisiones carecen de funcionarios especializados en clasificar y conservar documentos pese a que custodian miles de legajos de interés, or desgracia una situación que no ha cambiado con el Año Nuevo y que no es exclusiva de los expedientes de presos (leer más)
  • El próximo 4 de febrero se celebra una cita muy original y archivera, un“SleepOver”con la Declaración de Independencia de los EE.UU. quienes puedan viajar a Washington DC, podrán pasar una  noche con la Historia, una Historia reciente, pero que podría inspirar iniciativas muy llamativas en Europa, ¿no creeis? (leer más)

 

EL RINCÓN DE TATARANIETOS

 

Mireia Nieto, ha vuelto de vacaciones con las pilas bien cargadas, y nos ha contado el origen y entresijos que esconde la web FamilySearch, fuente inagotable de recursos para la genealogía mundial desde 1894, y en microfilm y digital desde 1938.

 

Aquí os dejamos el enlace para escuchar el podcast, si os gusta, compartid y si queréis comentarlo, estaremos encantados de hablar con vosotros.

Saludos!

Salomé Lendínez
Salomé Lendínez
Archivera, paleógrafa, apasionada de la web 2.0 y creadora de alacaja.com.
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